By Unternehmen, die die Arbeitszeit der Mitarbeiter manuell in Excel festhalten, stellen schnell fest: Die Vorgehensweise birgt ein hohes Fehlerrisiko. Schnell gehen Abschriften verloren oder werden fehlerhaft übertragen. Im Nachhinein lässt sich eine Lücke schwer nachvollziehen – und führt unter Umständen sogar zu Konflikten mit der Belegschaft.
Die gute Nachricht: Dank der modernen Technologien gehört das manuelle Zeitmanagement in Unternehmen der Vergangenheit an. Denn mittlerweile stehen praktische und einfach bedienbare digitale Softwares zur Verfügung. Die Mitarbeiter können sich eigenständig digital ein- und ausloggen. Betriebe können sogar bestimmte IP-Adressen für das Log-in und Log-out zulassen und ablehnen.
Doch was ist die digitale Zeiterfassung und was sollten Unternehmen berücksichtigen, die eine moderne Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten?
Lukas Blazek auf unsplash.com
Was ist die digitale Zeiterfassung?
Heute ist sie kaum mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken: die digitale Zeiterfassung mit der praktischen Online-Stempeluhr. Der Grund: Früher dokumentierten wenige Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter – oder führten eine Zettelwirtschaft. Seit 2022 müssen Betriebe die Arbeitszeiten sammeln und gegebenenfalls vorlegen können. Die einfachste Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu erfassen, ist die digitale Stempeluhr, die die klassische Stempeluhr bereits vor Jahren ablöste.
Sie bietet eine zeitgemäße und weniger fehleranfällige Möglichkeit, Daten zu erfassen und zu verwalten. Außerdem stellt die Software die Weichen, um in bestimmten Fällen schnell und flexibel agieren zu können.
Doch was versteht man eigentlich unter “digitaler Zeiterfassung”? Dies bedeutet, dass Unternehmen eine Software einsetzen. Über das System können sich Mitarbeiter selbst ein- und ausloggen. Auf diese Weise werden der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Pause dokumentiert. Die Zeiterfassung kann über einen Chip vor Ort oder über ein System auf dem PC erfolgen.
Die Softwares ermöglichen es HR-Managern, neue Erkenntnisse über das Arbeitsverhalten der Belegschaft und die Vorliebe für bestimmte Arbeitszeiten und Pausenlängen zu gewinnen. Sie berücksichtigen verschiedene Arbeitsmodelle und können so problemlos in jedem Unternehmen Verwendung finden.
Ein weiterer Pluspunkt: Die HR-Manager können sich wichtigeren Aufgaben zuwenden. So werden Ressourcen und folglich auch Kosten im administrativen Bereich langfristig eingespart. Auch die Arbeitsbelastung und das Stressempfinden sinkt, weil die Personaler mehr Zeit für Mitarbeitergespräche und Co. generieren. Die vollständige Automatisierung wirkt sich somit auf den Unternehmenserfolg aus.
Die digitale Zeiterfassung einführen: Was gilt es zu beachten?
Jede Umstellung erfordert eine gewisse Vorbereitung. So müssen Mitarbeiter über den Nutzen eines neuen Systems aufgeklärt werden. Auf diese Weise erhöht sich die Bereitschaft, sich in eine neue Software einzuarbeiten und mit dieser vertraut zu machen.
Insbesondere Angestellte, die auf Vertrauensbasis gearbeitet haben, müssen sich an die Zeiterfassung auf digitalem Weg gewöhnen. Hier besteht die Gefahr, dass diese sich eingeschränkt fühlen und die Produktivität sowie die Kreativität sinken. Mit der richtigen Sensibilisierung und Vorbereitung wird aber auch dies verhindert.
Im Idealfall kündigt der Betrieb den Umstieg auf die digitale Erfassung der Arbeitszeit in einem Firmenmeeting an. So kann sich die Belegschaft frühzeitig auf den Wechsel einstellen und hat ausreichend Zeit, um sich an den Gedanken zu gewöhnen.
Außerdem sollten die Vorteile der Software für den Mitarbeiter hervorgehoben werden. So kann diese zum Beispiel eine größere Gerechtigkeit herstellen. Obendrein kann vielen Überstunden rechtzeitig vorgebeugt werden.
Einen Nachteil hält die digitale Zeiterfassung für alle bereit, die effizient arbeiten und schnell eine hohe Leistung bereithalten können. Sie nutzen das Konzept der Selbstorganisation und arbeiten nicht auf Zeit, sondern leistungsbasiert. Diese Mitarbeiter verzeichnet seit 2022 wahrscheinlich eine längere Arbeitszeit als zuvor. Hier können Unternehmen einer Unzufriedenheit entgegenwirken, indem sie eine hohe Effizienz auf andere Art und Weise belohnen.
Von Bedeutung ist ferner, dass sich das System harmonisch in die IT-Landschaft des Unternehmens einfügt. Dies sollte im Vorfeld unbedingt geprüft werden. Denn muss die gesamte IT-Infrastruktur umgestellt werden, ist dies mit einem großen Aufwand verbunden.
Das Fazit – die Arbeitszeit digital erfassen
Seit 2022 muss die Arbeitszeit von Mitarbeitern in deutschen Betrieben dokumentiert werden. Am besten funktioniert dies mit Hilfe der digitalen Zeiterfassung durch eine HR-Software. Das System ermöglicht es den Teams, sich eigenverantwortlich ein- und auszuloggen. Personaler können dann auf die digitalen Daten zugreifen und diese auswerten. Dank der gewonnenen Erkenntnisse bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig.
Bei der Einführung sollte beachtet werden, dass sich das System in die IT-Landschaft des Unternehmens einfügt und diese nicht umfassend verändert werden muss. Obendrein sollte ein Firmenmeeting stattfinden, in dem der Umstieg auf die Software angekündigt wird. Außerdem sollten der Nutzen und die Vorteile kommuniziert werden, um eine hohe Bereitschaft unter den Mitarbeitern zu erreichen, das Tool zu nutzen.
Rückmeldung an den Autor?